善用-密件副本-功能 为收信者多点隐私保护

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现在不论是工作或是日常生活,透过电子邮件(E-mail) 往来传递消息相信已经成为你我的"必备技能" 了。但是你真的知道怎幺 "寄" E-mail 吗?!?!

这时应该许多朋友会想,不就是写上收件人地址(XXXX @ XXXX.XXX.XX) 然后再填入标题跟内容寄出就好?基本上来说是这样的确没有错,但是当你要一次寄给许多人的话会怎幺做?其实我们在寄信的时候,除了"收信人"选项以外,还有"副本""密件副本" 两种选择。若是在选择寄信时没有看到,只要点下"收件者" 的栏位一下,便会显示出来。

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这边先简单解释一下"副本" "密件副本" 的差别。一般来说我们偶尔会听到有人说 "可以请你寄出的时候顺便 CC 给我吗?" 而其中 cc 所指的就是 Carbon Copy,副本的意思。[密件副本的简称则是 BCC (Blind Carbon Copy)]。

收件者,一般指的是要收到信的主角。副本,是一併告知或是可以存档备份的对象。
假设我们今天要写封信给同事交代请假时的工作内容,那位同事就是收件者本身,而主管则会是副本收件者。因为当你交接给他的时候,CC给主管让他知道你有交代以及你交代了些什幺也是一种礼貌呀!

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所以搞清楚了信件本身的主角以及顺便告知者关係后,接下来就是密件副本的部分。

密件副本,之所以称为密件,就是当我们传给大量收件者时,可以不要让收件者彼此看到有哪些人收到了这封信。

为什幺要用密件副本?原因很简单,就是保密!同样举个例来说,当我们要请假一个礼拜,这时倘若发了封信给所有的客户进行告知,就要用密件副本!因为对 A 客户来说,他并不需要知道你的 B、C、D 等客户 E-mail 资料,事实上,我们也不会希望他们彼此知道对方的 E-mail 或是让他们知道我们手上究竟有着多少联络人不是吗?(当然,除非是另有商业策略上考量就另当别论(笑))。

也许我们会觉得 "我们不介意让他们彼此知道对方的联络方式呀!",可是这时却忽略了一个很重要的小事: 也许他们介意呢?

我们觉得无所谓的东西,但对他们来说或许是他们所在乎的隐私。替对方设想,保留隐私其实也是另外一种体贴地表现。

既然在寄件者的选择中有着"副本"与"密件副本"的选项,何不让我们善加利用,成为一个有礼貌又体贴的用信人呢?